Ο χρυσός κανόνας του 80/20: Πως να επιτύχετε περισσότερα με λιγότερα

Ας ξεκινήσουμε με μια παραδοχή: Το multitasking είναι ο ορισμός της αντιπαραγωγικότητας!

Αφού ήμασταν αρκετά απόλυτοι σχετικά με το παραπάνω, ας «πλοηγηθούμε» στις πρώτες ώρες μιας δύσκολης Δευτέρας (σ.σ. εξαιρείται η Καθαρά, για ευνόητους λόγους).

Μπαίνοντας στο γραφείο το πρωί, η πρώτη κίνηση που κάνουμε είναι… να πιούμε μια γουλιά καφέ για να μπορέσουμε να λειτουργήσουμε! Έπειτα, να ελέγξουμε τα email μας και να προτεραιοποιήσουμε τις εργασίες της ημέρας. 

Σε αυτό το σημείο προκύπτει η «άβολη» ερώτηση: Από που να ξεκινήσω;

Η κατάκτηση της μεθόδου προτεραιοποίησης μπορεί να αλλάξει τη ζωή ενός ανθρώπου, με πάρα πολλούς τρόπους. Μεταξύ τους οι εξής:

• Μειώνοντας κατά πολύ το εργασιακό άγχος
• Αυξάνοντας τα επίπεδα παραγωγικότητας
• Χτίζοντας την ισορροπία δουλειάς - προσωπικής ζωής
• Συμβάλλοντας στην αποφυγή του συνδρόμου FOMO (Fear Of Missing Out)

Όταν μάθουμε πως μπορούμε να ιεραρχούμε τις εργασίες, με βάση το ποια επείγει και ποια είναι σημαντικό να γίνει στον διαθέσιμο χρόνο μας, συνειδητοποιούμε ότι μεγάλος όγκος της δουλειάς στην πραγματικότητα μπορεί να μετακινηθεί ευέλικτα μέσα στο πρόγραμμά μας.

Επιστρέφοντας στην «άβολη» ερώτηση, έχουμε καλά νέα: Υπάρχει αποδεδειγμένη μέθοδος που απαντάει σε αυτήν! Πρόκειται για μια «Αρχή» που πρωτοειπώθηκε το 1896 από τον οικονομολόγο Vilfedo Pareto.

Οι Ρίζες των Προτεραιοτήτων 

Η αρχική παρατήρηση του Pareto συνδέει τη σχέση μεταξύ πλούτου και πληθυσμού. Τη χρονιά που η Ελλάδα διοργάνωσε τους πρώτους Ολυμπιακούς Αγώνες, ένας Ιταλός μηχανικός (αργότερα οικονομολόγος και κοινωνιολόγος) θέλησε να εξηγήσει την κατανομή του πλούτου στην πατρίδα του, παρατηρώντας ότι περίπου το 80% του πλούτου ανήκε σε μόλις 20% του πληθυσμού.

Επεκτείνοντας τα δεδομένα του και σε άλλους τομείς, ο Vilfedo Pareto υπολόγισε ότι το 80% των εσόδων μιας εταιρείας προέρχονταν από – περίπου – το 20% των προϊόντων και των πελατών της και το 80% όλων των εγκλημάτων διαπράττονταν από το 20% όλων των εγκληματιών.

Δεν ήταν, όμως, μόνο ο Pareto που παρατήρησε τα αποτελέσματα εφαρμογής του κανόνα 80/20. Κατά τα τέλη της δεκαετίας του 1940, ο Δρ. Joseph Juran δήλωσε ότι ο κανόνας του Pareto ήταν μια «καθολική» αρχή, η οποία μπορούσε να εφαρμοστεί σε μια τεράστια ποικιλία καταστάσεων. Εφαρμόζοντας για πρώτη φορά τον κανόνα με επιτυχία στην έννοια του ποιοτικού ελέγχου, το 1950 ο Juran απέδειξε ότι το 20% των προβλημάτων παραγωγής ευθύνονται για το 80% των συνολικών ελαττωμάτων ενός προϊόντος.

Συμπερασματικά, η Αρχή Pareto είναι μια παρατήρηση ότι τα πράγματα στη ζωή δεν κατανέμονται πάντα ομοιόμορφα. Μπορεί να οριστεί με μαθηματικούς όρους ως μια κατανομή του νόμου ισχύος μεταξύ δύο μεγεθών, στην οποία μια αλλαγή σε μια ποσότητα έχει ως αποτέλεσμα μια σχετική αλλαγή στην άλλη.

Ωστόσο, ο κανόνας 80/20 δεν είναι μια τυπική μαθηματική εξίσωση, αλλά περισσότερο ένα γενικευμένο φαινόμενο που μπορεί να παρατηρηθεί στα οικονομικά, τις επιχειρήσεις, ακόμη και τον αθλητισμό.

Ο Απόλυτος Συνδυασμός Δυνάμεων Προς την Αποτελεσματικότητα

Η Αρχή Pareto, κάνει τον «γύρο» της στην επιχειρηματικότητα εδώ και δεκαετίες, δηλώνοντας ότι το 80% των αποτελεσμάτων προκύπτει (περίπου) από το 20% των προσπαθειών.

Η διατήρηση της δύναμης του κανόνα 80/20 στο περιβάλλον των επιχειρήσεων, έγκειται στο γεγονός ότι όλα τα στελέχη μιας επιχείρησης χρειάζεται να εντοπίσουν και να δώσουν προτεραιότητα στις πιο παραγωγικές και κρίσιμες επιχειρηματικές εργασίες, εκείνες δηλαδή που αποφέρουν τα καλύτερα αποτελέσματα.

Μια φράση που θυμίζει τον κανόνα 80/20, ειπώθηκε το 1954 από τον Αμερικανό Πρόεδρο και ιδρυτή της Nasa, Dwight D. Eisenhower:
«Αυτό που είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον, αυτό που είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό».

Η στρατηγική οργάνωσης του Eisenhower, χωρίζει τις καθημερινές ενέργειες με βάση τις παρακάτω συνθήκες:

1. Επείγουσα και σημαντική (ενέργεια που χρειάζεται να κάνουμε οι ίδιοι άμεσα).
2. Σημαντική, αλλά όχι επείγουσα (ενέργεια που μπορεί να προγραμματιστεί για αργότερα, με τη συμμετοχή άλλων).
3. Επείγουσα, αλλά όχι σημαντική (ενέργεια που χρειάζεται να γίνει άμεσα και μπορεί να ανατεθεί σε κάποιον τρίτο).
4. Ούτε επείγουσα, ούτε σημαντική (ενέργεια που απορρίπτεται, τουλάχιστον προσωρινά).

Κατατάσσοντας τις εργασίες στις παραπάνω κατηγορίες κατά την έναρξη της ημέρας, έχουμε ήδη καταγράψει ποιες είναι απαραίτητο να γίνουν βραχυπρόθεσμα.

Το 80/20 Λειτουργεί 100%

Ο κανόνας 80/20 δεν θεσπίστηκε για να «βελτιώσει» τους όρους ισότητας, αλλά αποτελεσματικότητας, και αποτελεί ένα εργαλείο επιχειρηματικής ανάλυσης που μπορεί να βοηθήσει στην αξιοποίηση – στο έπακρο – των διαθέσιμων πόρων.

Το αν τα ακριβή ποσοστά καταλήγουν στην πραγματικότητα να είναι 80% και 20% δεν είναι αυτό που πρέπει να κρατήσετε, καθώς σε πολλές περιπτώσεις η απόκλιση θα είναι μεγαλύτερη ή μικρότερη.

Αυτό στο οποίο χρειάζεται να εστιάσετε είναι το γεγονός ότι ένα μικρό μέρος μιας συνθήκης, μπορεί πάντα να προκαλεί τις μεγαλύτερες συνέπειες (θετικές ή αρνητικές). Έτσι θα δημιουργήσετε μια κατευθυντήρια αρχή τόσο για το πως να οργανώνετε αποτελεσματικά το χρόνο σας μέσα στην καθημερινότητα, όσο και για το πως να οδηγήσετε την εταιρεία σε συνολική ανάπτυξη.

• 
  Βικτώρια Λούβαρη
  Marketing Executive