Αυτό το άρθρο θα ξεκινήσει με μια αναδρομή στη χρονιά εμφάνισης του Covid-19:
2020, λοιπόν, και η Ελλάδα προσπαθώντας να περιορίσει την «τρύπα» των εισπράξεων εσόδων ΦΠΑ, βρίσκεται στην 4η θέση των χωρών με τις χειρότερες ποσοστιαίες επιδόσεις (19,7% ή 3,178 δισ. ευρώ).
Όπως και αν ακουστεί (ή διαβαστεί) το παρακάτω, αυτή ήταν μια αισιόδοξη τροπή για τη χώρα μας που -εν μέσω πανδημίας- κατάφερε να «μειώσει» το ποσοστό της κατά 3,7 μονάδες! Για την ιστορία, να αναφέρουμε ότι το 2020 η Ευρώπη έχασε συνολικά 93 δισ. ευρώ.
Φυσικά το φαινόμενο δεν εμφανίζεται μόνο στην Ευρώπη.
Κάθε χρόνο χάνονται παγκοσμίως πολλά δισεκατομμύρια μέσα από περιπτώσεις απάτης και διαφθοράς. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα γνωστές δυσάρεστες καταστάσεις, όπως έργα που μένουν στη μέση, τεράστιες οικονομικές προκλήσεις και οργανωτική αποτυχία. Τα αποτελέσματα ερευνών που γίνονται σε ετήσια βάση, αποδεικνύουν ότι πολλές από αυτές τις περιπτώσεις απάτης προκύπτουν λόγω κακών σχεδίων ελέγχου και στελεχών με γενική έλλειψη κατανόησης σχετικά με την έκθεσή τους σε κινδύνους.
If you don't invest in risk management, it doesn't matter what business you're in, it's a risky business.
Για να περιοριστεί ο κίνδυνος απάτης, οι οργανισμοί θα πρέπει να χτίσουν ισχυρές διαδικασίες ελέγχου και να εμπλέξουν όλα τα διοικητικά και executive στελέχη σε αυτές. Αυτές οι διαδικασίες υπάρχουν εδώ και χρόνια, με τα τελευταία μετά την πανδημία, να τις κάνουν ακόμα πιο αναγκαίες.
Η πιο γνωστή διαδικασία πρόληψης, διαχείρισης και αντιμετώπισης κινδύνου είναι ο Εσωτερικός Έλεγχος (Internal Audit). Με πολύ απλά λόγια, ο Εσωτερικός Έλεγχος λειτουργεί ως μια ανεξάρτητη και αντικειμενική, συμβουλευτική δραστηριότητα, που έχει σχεδιαστεί για να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες ενός οργανισμού.
Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές (Internal Auditors), ασκούν τα καθήκοντά τους ανεξάρτητα, χωρίς να υπάγονται ιεραρχικά σε κάποια υπηρεσιακή μονάδα του οργανισμού και συνήθως εποπτεύονται από την Επιτροπή Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου. Το έργο των τους, βέβαια, μόνο εύκολο δεν είναι, αφού περιλαμβάνει την αξιολόγηση επιχειρηματικών διαδικασίων του οργανισμού, τον εντοπισμό τομέων δυνητικού κινδύνου ή αναποτελεσματικότητας και την καταγραφή σημείων προς βελτίωση.
Καθώς ο όγκος των δεδομένων στα οποία έχουν πρόσβαση οι ελεγκτές αυξάνεται, τα Μεγάλα Δεδομένα (Big Data) αποκτούν όλο και πιο ουσιαστικό ρόλο στη διαδικασία ελέγχου, βοηθώντας τους ελεγκτές να ανακαλύψουν πληροφορίες που προηγουμένως ήταν δύσκολο έως αδύνατο να εντοπίσουν με κάποιο τρόπο. Αξιοποιώντας προηγμένες τεχνικές ανάλυσης και πληροφόρησης, οι ελεγκτές έχουν τη δυνατότητα να βελτιώσουν σημαντικά την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα των ελεγκτικών διαδικασιών τους.
Είναι λοιπόν τα Big Data το μέλλον του εσωτερικού ελέγχου;
Η Ανίχνευση της Απάτης Μέσα από Τεχνολογίες Αιχμής
Σε ένα απρόβλεπτο κλίμα, ο Εσωτερικός Έλεγχος -ιδίως για τις μεγάλες επιχειρήσεις- μοιάζει επιτακτική ανάγκη, καθώς η απάτη μπορεί να αποτελέσει πολύ σοβαρό πρόβλημα. Αν και το βάρος για τον προσδιορισμό του εύρους και την αντιμετώπιση των κινδύνων «πέφτει» σε μεγάλο βαθμό στην ομάδα ανώτερων στελεχών, χρειάζεται διασφάλιση ότι έχει γίνει σωστή διαχείρισή τους από το σύνολο των μελών μιας επιχείρησης.
Κάπου εδώ παίρνει «σάρκα και οστά» ο Έλεγχος Βάσει Κινδύνου (Risk-Based Audit).
Μια προσέγγιση ελέγχου βάσει κινδύνου καθοδηγείται από τις πιο πρόσφατες εκτιμήσεις και όχι από όσα έχουν συμβεί στο παρελθόν. Ο στόχος είναι να αντιμετωπιστούν οι κίνδυνοι που θεωρούνται υψηλότερης προτεραιότητας από τη διοίκηση του οργανισμού, ξεκινώντας με την αξιόλογηση αυτών. Καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του ελέγχου, οι κίνδυνοι αντιμετωπίζονται αναλόγως και στη συνέχεια αναφέρονται στην ανώτερη διευθυντική ομάδα, ώστε να μπορούν να λάβουν τις βέλτιστες αποφάσεις για επόμενα βήματα.
Χωρίς ένα ισχυρό σύστημα, όμως, είναι σχεδόν αδύνατο να διεξαχθούν έλεγχοι για κάθε πιθανό κίνδυνο στον οποίο εκτίθεται μια επιχείρηση. Αυτός είναι και ο λόγος που η μηχανική μάθηση και τα μεγάλα δεδομένα χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο στον τομέα του ελέγχου, για την ανάλυση μεγάλων συνόλων δεδομένων και τον εντοπισμό προτύπων και «ανωμαλιών». Οι τεχνολογίες αυτές μπορούν να βοηθήσουν τους ελεγκτές να εντοπίσουν τομείς υψηλού κινδύνου και να δώσουν προτεραιότητα στα σημεία που επιθυμούν, επιτρέποντάς τους έτσι, να επικεντρωθούν στα πιο κρίσιμα ζητήματα και να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις.
Κατανοώντας τους κινδύνους που αφορούν στις λειτουργίες μιας εταιρείας, οι ελεγκτές καταφέρνουν να εστιάσουν σε τομείς όπου υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα απάτης ή λάθους. Με αυτόν τον τρόπο, ο εντοπισμός γίνεται πιο γρήγορα και ο προσδιορισμός του καλύτερου δυνατού τρόπου αντιμετώπισης πιο αποτελεσματικά.
Σ.σ: Η διαδικασία ελέγχου κάθε οργανισμού θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη σε συγκεκριμένους παράγοντες κινδύνου που σχετίζονται με τον ίδιο τον οργανισμό γι’ αυτό, πριν παραστεί ανάγκη, χρειάζεται να δοθεί αρκετός χρόνος στην εξέταση του κλάδου, του μεγέθους του οργανισμού και άλλους παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις δραστηριότητές του.
Τα Οφέλη της Ενσωμάτωσης των Big Data στον Εσωτερικό Έλεγχο:
Τα μεγάλα δεδομένα ήρθαν για να μεταμορφώσουν τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι Εσωτερικοί Ελεγκτές, παρέχοντάς τους τα εργαλεία που χρειάζονται για να εκτελέσουν τον ρόλο τους πιο αποτελεσματικά.
Μερικά από τα σημαντικότερα οφέλη της ενσωμάτωσής τους στον Εσωτερικό Έλεγχο, είναι τα εξής:
- Βελτιωμένη αξιολόγηση κινδύνου: Εκτός από τον προσδιορισμό των κινδύνων, τα Big Data μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό τάσεων και προτύπων στα οικονομικά δεδομένα, επιτρέποντας στους ελεγκτές να ανακαλύψουν πιθανή απάτη και άλλες οικονομικές παρατυπίες.
- Αυξημένη αποτελεσματικότητα: Τα μεγάλα δεδομένα μπορούν να βοηθήσουν στον «εξορθολογισμό» των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου, αυτοματοποιώντας πολλές -μέχρι σήμερα μη αυτόματες- εργασίες και παρέχοντας πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Κάτι τέτοιο αυξάνει την ακρίβεια, μειώνοντας παράλληλα το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των ελέγχων.
- Καλύτερη λήψη αποφάσεων: Οι πιο ολοκληρωμένες και ενημερωμένες πληροφορίες, επιτρέπουν στους Internal Auditors να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις, άρα και καλύτερες, σε αρκετά μικρότερο χρόνο.
- Συντονισμένη επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη: Με το αυξημένο επίπεδο λεπτομέρειας και ακρίβειας που παρέχουν τα μεγάλα δεδομένα, οι εσωτερικοί ελεγκτές είναι σε θέση να κοινοποιούν πιο αποτελεσματικά τα πορίσματα και τις συστάσεις τους στους ενδιαφερόμενους. Αυτό βοηθά στη δημιουργία του κλίματος εμπιστοσύνης και αξιοπιστίας, διευκολύνοντας τους οργανισμούς να εφαρμόσουν τις προτεινόμενες αλλαγές.
Η τεχνολογία των Big Data μεταμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι στον έλεγχο, παρέχοντάς τους τα εργαλεία που χρειάζονται για να εκτελέσουν τον ρόλο τους πιο αποτελεσματικά. Με την ενσωμάτωσή αυτών των εργαλείων στην καθημερινότητά τους, οι Εσωτερικοί Ελεγκτές είναι κατάλληλα εξοπλισμένοι για να εντοπίζουν κινδύνους, να αυξάνουν την αποτελεσματικότητα, να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά με τη διοίκηση.
Απόδειξη, ότι το Παγκόσμιο Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών παρέχει στα μέλη του εκπαιδευτικούς οδηγούς με στόχο να «μυήσει» τους Εσωτερικούς Ελεγκτές σε έννοιες Big Data.
Αξιοποιώντας τη Δύναμη των Μεγάλων Δεδομένων
Σε συνολικό επίπεδο, η αυξανόμενη χρήση Big Data στον έλεγχο φαίνεται να παρουσιάζει τόσο προκλήσεις όσο και ευκαιρίες, για τις επιχειρήσεις και τους auditors. Ωστόσο, η τεχνολογία σε συνδυασμό με προηγμένες αναλυτικές τεχνικές, είναι το κλειδί για ολοκληρωμένη κατανόηση των δεδομένων που δημιουργούνται μέσα από τις επιχειρήσεις, καθώς και άμεση αντιμετώπιση προβλημάτων.
Στην αγορά βρίσκονται ήδη πολλά εργαλεία που αφορούν τις επιχειρήσεις και σχετίζονται με τον εσωτερικό έλεγχό τους. Παρόλα αυτά, κρίνεται αναγκαίο για κάποιον που έχει αποφασίσει να επενδύσει, να έχει διασφαλίσει πρώτα ότι τα ευρήματα των εργαλείων αυτών βασίζονται σε ακριβή και αξιόπιστα δεδομένα. Άλλωστε, είναι βέβαιο ότι μόνο μέσα από έγκυρη πληροφόρηση, μπορούν να δημιουργηθούν αποτελεσματικές στρατηγικές που προωθούν τη διαφάνεια και οδηγούν σε καλύτερες αποφάσεις.
Και αυτό απαντάει στην ερώτηση της εισαγωγής, με ένα ηχηρό ΝΑΙ.
Υπολογίστε και απομειώστε το ρίσκο για την επιχείρησή σας σήμερα, με 90% έκπτωση.